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ARTICLE SPONSORISÉ Comment bien organiser un séminaire d'entreprise à Lyon ?

La préparation d'un séminaire professionnel ne s'improvise pas. Pour que son organisation soit une réussite, celui-ci doit être préparé et il doit prendre en considération différents points. Voici quelques conseils.
Comment bien organiser un séminaire d'entreprise à Lyon ?

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Organisation de séminaire à Lyon : les conseils pour bien s'y prendre

En matière d'organisation de séminaire d'entreprise, il est possible de vouloir essayer quelque chose qui sorte de l'ordinaire, ou bien de vouloir jouer la sécurité. Mais qu'importe votre objectif en tant que professionnel, il y a différents points qui doivent être pris en considération.

Ces différents points vont vous permettre de choisir le lieu idéal pour organiser votre événement d'entreprise. De l'objectif du séminaire au type de participants, en passant par la question sensible du budget, rien ne doit être laissé au hasard. Alors, suivez les conseils ci-dessous !

Prenez une bonne avance pour commencer à chercher un lieu pour votre séminaire

Afin de bien organiser votre séminaire professionnel, il est conseillé de s'y prendre le plus tôt possible. Une fois que vous avez bien compris les éléments suivants, vous pouvez commencer votre recherche d'un lieu. Il s'agit principalement de la location, de la taille estimée de l'événement, des besoins en espace et du budget.

Pour l'organisation d'un séminaire à Lyon, réservez un lieu avec une avance d'au moins 3 à 6 mois. Cela vous permettra d'avoir suffisamment de temps pour planifier d'autres choses essentielles, telles que la restauration, les brochures d'événements, ou encore la mise en place d'un site Web.

Pour la planification, n'hésitez pas à contacter des experts événementiels comme Kaktus Corporate pour trouver aisément un lieu idéal pour votre séminaire.

Bien déterminer l'emplacement est essentiel

Pour un événement local, il est conseillé de rechercher un lieu à une distance raisonnable du domicile ou du lieu de travail de la plupart des participants. Si de nombreux participants viennent de l'extérieur de la ville, un lieu près de l'aéroport ou de leurs hôtels sera avantageux. Dans tous les cas, n'oubliez pas de considérer la circulation, les moyens de transport et les possibilités de stationnement.

En faisant appel à un prestataire comme Kaktus qui référence de nombreux lieux situés partout en France, vous aurez un large choix concernant les emplacements potentiels. Par exemple, du côté de Lyon, il y a des hôtels, des lofts, des villas, des espaces de coworking, etc. qui sont situés à la campagne, à la mer, en ville, ou encore à la montagne. Dans tous les cas, faites en sorte d'obtenir un contrat officiel avec le fournisseur du lieu au cas où. Parce que vous ne souhaiterez certainement pas devoir changer de lieu pour votre séminaire au dernier moment.

Faites en sorte de bien définir le nombre et le profil des participants

Autres points indispensables à déterminer, le nombre de participants ainsi que leur profil. Par exemple : Le séminaire s'adressera-t-il à des dirigeants d'entreprise, à des salariés, des partenaires ou des clients de l'entreprise ? Est-ce un groupe homogène ? Les hommes et femmes seront-ils également représentés ? Quelle est la tranche d'âge des différents participants ?

Un séminaire d'entreprise doit être organisé en pensant aux participants. Il est donc fondamental de répondre à leurs besoins et attentes respectifs en tenant compte de leurs domaines d'intérêt. Ceci est d'autant plus applicable lorsqu'il s'agit d'un groupe de participants restreint ou d'un certain groupe démographique (par exemple, hommes et femmes dans la même tranche d'âge).

Opter pour des types de lieux pouvant accueillir de façon adéquate votre séminaire

Comme vu plus haut, il existe un large choix de lieux pour organiser un séminaire d'entreprise. Il peut s'agir d'une petite salle de réunion pour 15 personnes dans un centre de conférence, d'une salle de réunion privée dans une villa, ou même d'un auditorium pour 250 personnes. Les salles de réunion sont de toutes formes et tailles.

Mais vous pouvez également organiser votre séminaire dans un lieu sortant de l'ordinaire, si vous souhaitez vous éloigner des salles de réunion traditionnelles. Tout dépend du but de votre événement professionnel. À titre d'exemple, Kaktus Corporation vous propose des lieux lyonnais atypiques tels que des péniches. Il vous est aussi possible d'organiser un séminaire à la campagne en profitant d'un endroit disposant d'un espace naturel afin de planifier des activités de plein air. 

Par ailleurs, il est recommandé de visiter les lieux en personne pour vous assurer qu'ils correspondent à ce que vous recherchez et pour éviter les mauvaises surprises. Ne vous contentez pas de regarder des brochures ou des photos sur internet pour faire votre choix.

Précisez vos besoins techniques et choisissez une salle de réunion bien équipée

Certains équipements techniques sont nécessaires au bon déroulement d'un séminaire. Cela va du projecteur à l'écran de projection, en passant par la connexion internet sans fil, les pointeurs lasers et les micros. Tout doit être mis en place dès le départ. Il est essentiel de tenir compte de ces facteurs lors du choix d'un lieu pour votre séminaire, surtout si vous envisagez un lieu insolite ou unique.

Prenez aussi soin de choisir une salle de réunion qui répondra à vos besoins. Par exemple, aurez-vous besoin d'une disposition de table en forme de U, de salle réunion classique, ou de salle de classe ? C'est à vous de décider quelle configuration correspond le mieux. Bien évidemment, cela dépend aussi de la taille de la salle et du nombre de participants. 

Dans tous les cas, faites attention aux tables mal disposées, aux sièges inconfortables, aux problèmes de ventilation, au manque d'espace pour se déplacer, à l'éclairage mal adapté. Tous ces éléments peuvent entraîner un manque de concentration.

Tenez compte du niveau de confidentialité et de sécurité nécessaire

Certains séminaires professionnels peuvent être confidentiels. De ce fait, ils nécessitent des mesures particulières comme une salle insonorisée, une restauration dans un coin-repas privatif, etc. Dans ce cas, la solution la plus sûre est de choisir un lieu adapté pour un usage privatif.

Le budget, l'élément de base de votre séminaire

Gardez vos objectifs à l'esprit lorsque vous abordez la logistique de votre événement d'entreprise. Prenez le temps de vous renseigner sur le coût de location de la salle de réunion. La raison en est qu'il s'agit d'un poste de coût important et vous devez vous assurer de respecter votre budget. 

Pour vous faciliter la tâche, Kaktus est une plateforme en ligne qui vous permet de contacter rapidement plusieurs lieux à Lyon et de demander des devis en vue d'effectuer aisément une comparaison. De cette manière, vous pourrez bénéficier des meilleurs prix.

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